1) Kayıt ve Doğrulama: Bağışın Sisteme Alınması
Kurban bağışı süreci; bağışçının beyan ettiği niyet, bağış türü ve iletişim bilgileriyle başlar. Kayıt adımında, işlemin tekil bir referans numarası ile izlenebilir hâle getirilmesi hedeflenir. Bu sayede; saha planlaması, teslim kanıtı ve raporlama aşamalarında aynı referans üzerinden tutarlılık sağlanır.
2) Saha Planlaması: Ekip, Zaman ve Lojistik
Saha planlamasında temel yaklaşım; görev dağılımının net olması, kritik kontrol noktalarının önceden tanımlanması ve tüm adımların belgelendirilmesidir. Ekip lideri, kayıt sorumlusu, saha koordinasyon ve teslim doğrulama rolleri ayrı ayrı belirlenir. Bu ayrım, operasyonun hızını artırırken hata riskini azaltır.
- Operasyon takvimi: Kesim günü + paylama + dağıtım penceresi
- Lojistik: Ulaşım, soğuk zincir gerekiyorsa plan, depo noktaları
- Kontrol listesi: Malzeme, saha izinleri, iletişim kanalları
3) Kesim–Paylama: Prosedürler ve Uygunluk Denetimi
Kesim ve paylama adımlarında; yerel düzenlemeler, hijyen koşulları ve süreç uygunluğu kontrol edilir. Paylamada, miktarların standartlara uygunluğu ve paketleme bütünlüğü temel ölçüttür. Sahada oluşabilecek değişkenlikler (hava, erişim, yoğunluk) için “alternatif plan” maddeleri devrededir.
4) Teslim Kanıtı: Foto/Video Standardı ve Arşiv
Bağışçı bilgilendirmesinde güvenin en kritik bileşeni; teslimin şeffaf biçimde kanıtlanmasıdır. Bu nedenle her teslimat için; tarih/konum notu, kısa açıklama ve mümkünse seri hâlinde görsel kayıt standardı uygulanır. Mahremiyet ilkeleri gereği yüz/kimlik bilgisi paylaşımı yapılmaz.
5) Raporlama: Zaman Çizelgesi ve Geri Bildirim
Operasyon sonunda; bağışçıya süreç özeti sunulur. Rapor; “kayıt → plan → uygulama → teslim → değerlendirme” başlıklarında hazırlanır. Geri bildirim kanalı açık tutulur ve iyileştirme önerileri bir sonraki operasyon planına dahil edilir.